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XBRL GL in Wacoal.Co.Ltd
2007-10-15 Editor:zlcx Views:

总部位于日本东京的华歌尔公司是一家服装生产商和经销商,进入新世纪后该公司碰到了一个非常有代表性的问题,就是为满足决策者决策需求,需要大幅改进财务数据的质量,而他们缺少时间和资源来进行大规模的改造。华歌尔并不孤单,由于日本经济面临严重衰退,同时为了应对新出现的海外厂商竞争,特别是来自中国的威胁,迫使日本服装业通过对内外部供应链的改造以获取更高水平的运作效率。面对激烈的经济压力,华歌尔开始改造信息系统以寻找解决方法。最终,他们选择运用一种全新的技术XBRL GL,并成为全世界第一个成功运用此项技术的公司。

华歌尔公司

华歌尔生产及销售的服装产品包括内衣、睡衣、儿童的内衣、外衣、运动衫和其他纺织产品,还有一些其他的业务。截至2003年3月31日,华歌尔销售额约为每年1640亿日元,员工总数超过一万人,其中日本本土约有4700人。公司的大部分业务在日本和其他一些国家,包括亚洲美国欧洲等地开展,以高档商店和专卖店作为终端销售场所。华歌尔服装在中国、东南亚、法国英国和美国销售,包括如下品牌:华歌尔、Donna Karan 纽约(DKNY)、La Vie Aisee、和华歌尔天然胸衣及微型热裤。

由于历史原因,日本服装业形成了一个独特的市场结构:与华歌尔类似的供应商在行业中承担库存风险,向零售商输出高毛利产品。供应链中的大部分公司没有使用很多信息技术,因为许多公司规模小,其销售和制造过程复杂、难以标准化。尽管华歌尔应用了大量的信息技术,但是其信息系统没有能够很好地融合在一起。此外,日本会计界的最新改变迫使公司合并其会计报表和季报。华歌尔公司在世界各地拥有36家子公司,但没有一个信息系统去统一进行会计管理。

面对这些挑战,华歌尔公司于2001年10月推出一项名为华歌尔会计再造工程(WARP)的计划,旨在实现:

(1)实时现金管理

(2)支持决策的管理会计体系;

(3)减少间接成本,以及建立符合世界标准的综合会计系统。

现有系统的缺陷

当华歌尔分析现有信息系统时,发现结果不容乐观:信息系统是随着公司成长逐步建立,根据需要不断增添了各种功能的子系统,最终产生了一个由32个独立子系统交织而成的历史系统,其中许多子系统建设已经超过了10年。为了提升经营决策信息的质量,华歌尔需要一个将其分散的系统无缝地结合在一起的解决方案,同时,这些变化将实现业务效率提高并专注于公司本身的核心竞争力。问题是,在很短的时间以及有限的项目预算下,如何完成这个看似复杂的任务系统和集成平台。华歌尔的技术合作伙伴—日立—和可免费获得的XBRL GL技术提供了答案:用于日记账的分类标准。

XBRL GL和日记账分类标准的目的是提供一个框架来帮助公司使用的软件之间,与其他的利益相关方(如贷款者、投资者、审计师、律师和监管者)之间的信息交换,XBRL GL格式连接不同系统交换数据。XBRL GL不仅处理金额,如资产负债表中的现金,而且记录商业环境中的细节,例如谁在何时进行了记录、记录中记录了什么样的事件、该事件中涉及的参与者都有谁; 供应商和消费者及雇员分别是谁、产生了什么凭证(发票支票、收据等)。如图1所示,华歌尔公司的历史系统既包括业务系统(采购、销售和工资),也包括财务系统。业务系统和财务系统是独立建设的,原有的系统架构缺乏机对机联通的概念。业务系统后台包含主机、小型机、运行Unix或Windows的PC服务器。采购、销售和工资子系统建于不同时期的不同技术平台,因此,在目前的商业氛围环境下,缺乏提取数据的灵活性。

图一、原有的系统

另外,财务系统是一个独立运行的系统,所需信息从其他业务系统中导入。原有财务系统最大的问题即从其他业务系统来的数据流只能够部分自动化,大部分数据都必须手工输入,IT人员需要从业务系统生成的凭证中提取数据,然后手工将信息输入财务系统。华歌尔的技术顾问日立正在协助华歌尔进行项目设计和实施,认为这种不连续性造成了如下困难:

(1)多种用途的数据往往需要额外的工作将数据输入第二个或第三个系统,从而导致劳动成本激增、数据质量降低和时效性不足。

(2)当财务系统发生问题时,很难找出确切原因,从而增大了维护的难度。

(3)几个不同的业务规则可能产生系统无法容忍的错误

(4)从不同系统中提取的项目,即使看起来像是同一内容,却依据不同的逻辑计算。例如,销售系统中的销售订单编号很可能与顾客退货系统中的销售编号不同。

战略选择

华歌尔面临的挑战是在一个有限的时间和资源情况下建立一套系统,而且系统需要足够的灵活以适应快速变化的业务需求。华歌尔有两种选择:一是采用单一的体系替换现有系统,一是只更换财务系统,并利用XML实现系统互联。尽管采用单一系统替换现有系统能提升整体系统的一致性,但也会产生过于依赖某一家供应商的技术标准的风险。此外,现有系统中的业务规则是如此的复杂,几乎不可能在很短时间内将其全部迁移至一个新系统。

而采用第二种方案则有几个好处:华歌尔能保持现有业务系统完好,很少或根本不会影响目前功能,而且将财务系统和其他业务系统分开,单纯安装新的财务系统也更加容易。更重要的是,松散耦合的架构将使华歌尔能够按需改变系统,采用第一种方案则很难实现这一点,因为各个子系统是用紧耦合和硬编码结合在一起的。华歌尔最终选择了第二种方案,日立推荐华歌尔使用Oracle电子商务套件作为其新的财务系统,并采用XBRL GL作为连接业务和财务系统的XML技术。

为什么是XBRL GL

每一项新技术都会在市场和技术方面存在不确定性,但只要是和XML相关,就可以说是已经越过了鸿沟--之前有着众多的XML技术实施成功的案例,XML的应用正在世界各地加速。XML可以方便的与不同技术平台兼容,因此在华歌尔应用XML技术风险不大。唯一一个技术上固有的不确定性就是XML是可以自我定义的,这意味着任何人都可以为同一套数据创造自己的定义。目前,OASIS(结构化信息标准促进组织)有着100多个各行业的XML垂直或水平标准。而XBRL是唯一一个用于财务和商业报告的XML标准,各大型软件公司如微软、甲骨文、思科、SAP公司均宣布在其核心产品中支持XBRL。另一 方面,相对于传统上的局网而言,基于标签的XML文件可能产生很大的流量,因为每个信息都被解析并转换成一个基本对象模型,以便进一步的处理,这可能会降低系统处理能力。

综合以上因素,最终华歌尔与日立达成一致,认为最好的方案是建立一个以XML和XBRL技术为核心的数据转换平台,这将使现有的业务系统与新的甲骨文电子商务套件很好的连接在一起。

图二、XBRL GL自动记账系统

XBRL GL自动记账系统

由于华歌尔现有业务系统的建设没有考虑过整合性,各种平台,如主机、小型机、UNIX系统和PC服务器都被用来生成需要输入到财务系统中的数据。而将数据转换成XBRL GL—独立于平台的解决方案—可以让华歌尔将精力集中在数据上,而不是集中在生成这些数据的系统和平台上,他们利用一种全新的软件解决方案——日立 XBRL GL自动记账系统来转换数据。如图2所示,XBRL GL自动记账系统有两层结构:XBRL GL转换引擎和插件。转换引擎从业务系统抽取数据,生成XBRL GL文档,可以直接输入到新的甲骨文财务系统。该转换使用一个“附加”程序,利用华歌尔现有的业务规则进行数据转换。

这种双层结构使开发商和客户公司可以快速引入XBRL技术体系,并降低成本——他们只需要描述自己特有的商业规则,并将其加入到“附加”程序中。该系统容易建立,当业务规则发生改变时还易于修改,相对于传统的硬编码系统来说,这是很重要的优势。

该项目非常成功。华歌尔利用XBRL GL从多个现有业务系统中抽取数据并进行标记,并将这些经过标记的数据传入甲骨文财务系统加以利用。该系统利用现成软件工具(日立XiRUTE)来实施, 这又证明了XML软件工具的成熟度。相对于其他方式,如建立单一的ERP系统来说,该方式明显的减少了实施所需的时间。华歌尔依靠该系统来转换采购、销售、库存、材料和工作流程。

例如在旅行费用报销流程中,图3显示旅行费用凭证如何从业务系统中产生,并进入甲骨文财务系统。华歌尔使用Windows平台上的工作流程系统(日立Groupmax)管理旅行费用。一旦经理审批某项费用报销进行简单的记账,而且还计算税费,平帐,并且进行数据校验。

图三、XBRL GL自动转化系统实例

结论

华歌尔的新财务系统于2003年4月启用,之后持续不断的整合流程。它为36家分公司合并财务报告,将月底结算周期缩短了2天,并通过实时现金管理提高了管理报告的质量。从前,现金管理是由系统每天进行一次报告。

对于主要决策者来讲,该系统大大提高财务数据的质量。XML具有在不同系统之间转化和传输数据的能力,而不用管数据的来源、去向或平台。华歌尔的系统现在可以提供最新的财务信息以供管理层决策。它还提供了一个实时平台,能够从不同系统,如采购、销售、材料、存货等采集财务信息。管理者能获得跨平台的财务数据,以便让他们有更多的时间分析结果。新系统还能干什么?

●信息系统具有了灵活性。

●因为有了系统对系统的数据流,数据质量有了明显的提高。

●符合开放标准XBRL,使它能与其他XML数据源兼容。

●用户可以使用标准的查询抽取数据,报告作者也无需特别训练即可获取所需数据。举例来讲,过去采购方面的报告需要请一位精通采购系统数据结构的人来制作。

XBRL GL系统是基于XML技术的,这让华歌尔能够进行其他的系统升级,如ERP系统。举例来说,可以很快的对采购系统进行升级,因为该系统的输出采用XBRL GL编码技术后,将会自动与现行系统兼容。

参考文献:Breathing New Life into Old Systems,March 2004,Stragegic Finance

赵现明 何玉对本文亦有贡献

 
 
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